Registra tus llamadas en el CRM: Claude cruza tu calendario con tus contactos y redacta cada registro; tú solo lo apruebas

Describe la tarea

Claude lee tu Google Calendar, busca a los asistentes de cada reunión en tu CRM y redacta los registros de actividad. Tú le das unas notas sobre lo que se habló y revisas todo antes de que Claude cree nada. Sirve igual para registrar el día de hoy que para ponerte al día con un atraso. Claude se encarga de cruzar y dar formato; tú pones el contexto que hace útiles los registros.

Copia esto en Claude en Chrome:

Registra mis llamadas de hoy en [mi CRM].

Pasos:
1. Ve a mi Google Calendar y busca las reuniones con gente de fuera de hoy (sáltate las internas).
2. Para cada reunión, busca a los asistentes en [mi CRM].
3. Crea un registro de actividad para cada llamada; yo te daré un resumen rápido de lo que se habló.
4. Da formato a cada registro e incluye los próximos pasos.

No envíes nada. Enséñame todo para revisarlo antes de guardar en [mi CRM].

Dale contexto a Claude

Claude usa el navegador para moverse entre tu calendario y tu CRM con las sesiones que ya tienes abiertas. Si has iniciado sesión en los dos, puede leer tus reuniones, buscar contactos y crear registros de actividad. No hay que configurar ninguna API ni abrir una incidencia a informática.

Contexto necesario: inicia sesión en Google Calendar y en tu CRM en Chrome antes de empezar. Claude navega entre los dos con tus sesiones.

Lo que Claude crea

Claude te enseña lo que ha encontrado en el calendario, relaciona a los asistentes con contactos de tu CRM y redacta un borrador de registro por llamada para que lo revises. Un ejemplo con datos inventados, para que veas el formato:

Prompts de seguimiento

Sigue la conversación con Claude para afinar, ampliar o profundizar.

Actualiza las etapas de la oportunidad

Mientras registras las actividades, actualiza también la oportunidad con lo que has aprendido.

Para Ferretería Roca, mueve la oportunidad a «Muestras entregadas» y cambia la fecha de cierre a fin de mes. Añade al otro mayorista en el campo de competidores.

Ponte al día con la semana

Procesa varios días de llamadas de una vez, por ejemplo antes de la reunión de cartera del lunes.

Me he atrasado con los registros. ¿Puedes hacer esto mismo con todas mis reuniones externas de la semana pasada? Lo reviso todo antes de la reunión del lunes.

Crea los contactos que faltan

Cuando un asistente todavía no existe en el CRM, Claude puede crearlo y vincular la actividad en un solo paso.

Adelante: crea un contacto para el responsable de Almacenes Tormes. Su cargo es director de compras; el resto de los datos de su firma los tienes en la invitación del calendario. Luego registra la actividad contra ese contacto nuevo.

Trucos, consejos y solución de problemas

Pon calendario y CRM en el mismo grupo de pestañas

Arrastra tanto Google Calendar como tu CRM al grupo de pestañas de Claude. Verás un banner que marca las pestañas a las que Claude puede acceder. Así lee a los asistentes del calendario y busca contactos en el CRM a la vez, sin cambiar de pestaña. Antes de visitar sitios nuevos, Claude pide permiso. Puedes darlo para los sitios en los que confías y así no te pide aprobación cada vez en esos dominios.

Pide permiso antes de actuar

Antes de pulsar «enviar», «publicar» o un botón de acción parecido, Claude pide aprobación. Eso incluye enviar correos, publicar en redes, enviar formularios o mandar mensajes a otras personas en tu nombre.

Guarda el flujo como atajo

Cuando tengas un formato de registro que te funcione, guarda el prompt como atajo con el icono de atajo que sale debajo de un prompt que ha ido bien. También puedes programar cuándo quieres que se ejecute la próxima vez, o lanzarlo escribiendo «/» y eligiendo el atajo.

¿Listo para probarlo tú mismo?

Instala la extensión, inicia sesión en tu calendario y en tu CRM, y pídele a Claude que registre las llamadas de hoy.

Registra mis llamadas de hoy en [mi CRM]. Busca en mi Google Calendar las reuniones con gente de fuera, busca a los asistentes en el CRM y, para cada llamada, pídeme un resumen rápido y redacta el registro de actividad con los próximos pasos. No guardes nada: enséñamelo todo para revisarlo antes.

En una distribuidora de aquí, así se usa

En una distribuidora o un comercio con comerciales en ruta, el CRM se rellena el viernes por la tarde, de memoria, y la mitad de lo que se habló se pierde. Con este caso, el comercial escribe en el móvil dos líneas por visita y, al volver, Claude las convierte en registros con el formato de la casa. El director comercial ve la cartera al día el lunes sin perseguir a nadie.

Antes de empezar, pon por escrito qué campos exige vuestro CRM en cada tipo de actividad. Es lo que hace que los registros salgan completos.

Registra las visitas y llamadas de esta semana en [mi CRM]. Para cada reunión externa de mi calendario, busca el contacto; si no existe, avísame y no lo crees todavía. Redacta el registro con estos campos: cliente, persona, tipo de visita, qué se habló en tres líneas, pedido previsto si lo hay, competidor mencionado y próximo paso con fecha. Te voy dando las notas visita a visita. Escribe en español y no inventes nada que yo no te haya dicho. No guardes nada hasta que yo diga «guarda».

Decides tú qué se guarda en el CRM. Claude prepara el registro; cada dato personal de un cliente lo trata una persona de la empresa con las normas de protección de datos que ya aplicáis.