La presentación al consejo o a los socios casi nunca se atasca por el diseño. Se atasca por reunir los datos: un número está en el informe de Finanzas, otro en el panel de ventas, la explicación en un hilo de Slack y la cifra buena, en realidad, en el correo de alguien. Y no coinciden. Este caso encarga a Claude el trabajo de detective y deja a la dirección el de decidir qué se cuenta.
1. Describe la tarea
Claude sigue pistas a través de tus herramientas conectadas sin necesitar que lo guíes en cada paso. Dale un punto de partida y sacará términos de búsqueda de lo que encuentre, seguirá a las personas hasta sus novedades, las novedades hasta los datos a los que remiten y conciliará las fuentes que no coinciden. Cuando construye la presentación, trabaja con evidencia que ha reunido y contrastado él mismo.
Indica la decisión que la presentación debe respaldar, marca el camino que Claude debe seguir por tus herramientas y especifica los entregables que esperas. El prompt siguiente hace las tres cosas: se ancla en la pregunta (¿ha merecido la pena la reorganización?), nombra el documento desde el que empezar y la pista que seguir hacia fuera, y pide la presentación, el anexo y el resumen por su nombre. Cambia lo que va entre corchetes:
Me preparo para la reunión de socios del viernes. El [tercer trimestre] fue el trimestre en el que pasó todo a la vez: [reorganizamos las rutas de reparto, cerramos el acuerdo con un distribuidor nuevo y perdimos dos cuentas grandes].
Empieza por el documento de seguimiento del [tercer trimestre] de mis archivos locales: tiene a las personas clave, los canales y los documentos. Sigue a cada persona por sus canales, sus correos y los documentos a los que remiten. Contrasta las cifras que encuentres con las fuentes en vivo: el informe de Finanzas de Drive y el cuadro de mando de ventas probablemente no coincidan en la facturación. Averigua cuál está actualizado y, de paso, consigue la última nota de satisfacción de clientes de [la herramienta de encuestas].
Los socios necesitan entender si la reorganización está funcionando a pesar de la pérdida de clientes. Crea una presentación de PowerPoint (de 12 a 15 diapositivas) con notas del orador, un anexo de datos en Excel y un resumen de dos páginas en Word. Construye un argumento, no un resumen.2. Dale contexto a Claude
Desde la aplicación de escritorio de Claude, conecta tus archivos locales y tus herramientas. Apunta a Claude hacia un canal de Slack, una carpeta de Drive o un hilo de correo para darle un punto de partida. Conecta Slack, Gmail y Google Drive con conectores. Claude en Chrome lee las cifras actuales de paneles en vivo.
Lo que Claude te devuelve depende en gran parte de lo que le dejes leer. Una fuente conectada más suele mejorar la presentación más que otra reescritura del prompt. Dedica el tiempo de preparación a dar acceso a los canales donde se habló del trimestre, a la carpeta con el informe de Finanzas y a los paneles que quieras que se contrasten.
Contexto necesario
- Archivos locales, con la aplicación de escritorio (descargarla).
- Al menos una fuente conectada: Slack, Google Drive o el correo.
- Claude en Chrome, para las comprobaciones de paneles que pide el prompt (instalarlo).
Slacklos canales donde se discutió el trimestreConectar ↗
Gmaillos hilos con clientes y proveedoresConectar ↗
Google Driveel informe de Finanzas y los documentos de apoyoConectar ↗
Adjuntos del chat
- seguimiento-t3.docxpunto de partida: personas clave, canales y documentos
Se suben con el botón + de la barra del chat o arrastrándolos al cuadro de texto.
Contexto opcional
La presentación de la reunión del trimestre anterior, para dar continuidad y poder comparar.
3. Lo que crea Claude
Claude trabaja hacia fuera desde el punto de partida, extrae contexto de cada fuente que encuentra y guarda tres archivos: una presentación con estructura narrativa, un anexo de datos y un resumen previo. Con Claude en Chrome abre los paneles que le has nombrado en pestañas nuevas y saca las cifras en vivo.
Claude
Esto es lo que he encontrado y cómo lo he montado.
Empecé por el documento de seguimiento del tercer trimestre, que me llevó a #reorganizacion-rutas en Slack. El hilo de lanzamiento de julio identificaba al equipo: @maria (operaciones), @jaime (alianzas) y @priya (atención al cliente). Desde ahí:
- Las actualizaciones semanales de @maria en #operaciones me dieron las métricas de entregas y un ahorro del 22 % en costes de reparto por la reorganización.
- Los mensajes de @jaime en #alianzas me llevaron a la hoja de condiciones del distribuidor nuevo, en tus archivos locales, y a la fecha de cierre (28 de septiembre).
- @priya señaló las dos pérdidas de cuentas grandes en #clientes. Encontré el detalle de las bajas en un CSV de tu escritorio y el hilo de correo en el que los dos clientes mencionaban fricción en el cambio de rutas.
- El informe de Finanzas del tercer trimestre, en Drive, da 4,2 M€ de facturación. He abierto el cuadro de mando de ventas con Chrome y da 4,6 M€. La diferencia es la facturación del distribuidor nuevo, que se cerró después de redactarse el informe. He usado 4,6 M€ y he anotado la discrepancia en el anexo.
- Satisfacción de clientes: 47, bajando desde 52 el trimestre anterior. La caída coincide con las dos bajas.
El argumento del trimestre en una frase: la reorganización recortó los costes de reparto un 22 % y consiguió el acuerdo con el distribuidor nuevo, pero la fricción del cambio costó dos cuentas grandes, y los datos de retención indican que es un problema de ejecución que se puede arreglar, no de producto.
He guardado tres archivos:
La presentación tiene 14 diapositivas con notas del orador y preguntas previsibles de los socios. El anexo tiene seis pestañas: conciliación de facturación, retención de clientes, satisfacción, ritmo de entregas, cartera de oportunidades y economía del acuerdo con el distribuidor. El resumen previo son dos páginas que plantean la apuesta de la reorganización y lo que dicen de verdad los datos de bajas.
Respuesta de ejemplo, con datos inventados: la tuya saldrá con tus archivos y tu criterio.
Ejemplo ilustrativo con datos, canales y personas inventados.
4. Prompts de seguimiento
La primera presentación es un borrador para dirigirla. Cada seguimiento presiona sobre algo que ha salido del primer intento: el número de diapositivas, el enfoque que necesita cada socio y los puntos débiles del argumento.
Afina la presentación antes de ensayar
Catorce diapositivas son más de lo que caben en la mayoría de las reuniones. Recortar es más fácil cuando el anexo puede absorber el detalle.
Reduce la presentación a diez diapositivas sin perder el argumento. Pasa el detalle de las entregas al anexo, une las diapositivas de las bajas de clientes y deja intacta la diapositiva de conciliación de la facturación. Actualiza las notas del orador para que coincidan.Prepara a cada socio con lo que le importa
Claude ya conoce todo el contexto del trimestre. Úsalo para redactar avances dirigidos antes de la reunión.
Redacta un mensaje de Slack para cada socio según lo que más le importe. A la dirección financiera, la conciliación de la facturación y la economía del acuerdo con el distribuidor. A quien lleva producto y operaciones, el efecto de la reorganización y el ritmo de entregas. A quien lleva clientes, la historia de las bajas y los datos de satisfacción. Personalízalos de verdad; no me cortes la misma presentación de tres formas.Pon a prueba la narrativa antes de presentarla
Las preguntas más duras de los socios salen de los datos que se te han pasado. Claude ha leído todas las fuentes y sabe dónde es más débil la historia.
Has visto todos los datos en bruto. Haz de abogado del diablo: ¿cuáles son las tres preguntas más difíciles que podrían hacernos sobre este trimestre y dónde es más débil nuestra narrativa? Después actualiza las notas del orador con cómo responder a cada una, citando datos concretos del anexo.5. Trucos, consejos y solución de problemas
Dale un punto de partida y dile que siga lo que encuentre
Claude puede sacar términos de búsqueda de lo que lee, así que un documento que nombre personas, canales y archivos le da más hilos de los que tirar. Un documento de seguimiento de proyecto o de lanzamiento funciona bien. Cuando tengas conectadas las herramientas, dile que trabaje hacia fuera: «Sigue a cada persona por sus canales, sus correos y los documentos a los que remiten. Contrasta los datos con otras fuentes.»
Verifica las cifras conciliadas antes de la reunión
Cuando las fuentes no coincidían, Claude eligió una cifra y anotó la discrepancia en el anexo. Antes de que la presentación salga de tu mesa, abre la pestaña de conciliación, confirma que la cifra elegida coincide con el sistema que tú consideras la fuente de verdad y revisa la diapositiva que la cita.
Dale la presentación del trimestre anterior
Deja la presentación anterior junto con tus archivos locales. Claude recoge la estructura que los socios ya han visto y mantiene las métricas comparables de un trimestre a otro.
Si lo prefieres dentro de PowerPoint
Claude también trabaja dentro del propio PowerPoint, respetando tus diapositivas maestras, tus fuentes y tu plantilla. Según la página de Anthropic, está disponible en todos los planes de pago, y puede pasar el contexto de un análisis en Excel a la presentación (Claude en Microsoft 365).
Con el análisis del libro de Excel que tengo abierto, haz una presentación de diez diapositivas para la reunión de socios, con nuestra plantilla. Una diapositiva por conclusión, con un título que diga la conclusión y no el tema. Pon el detalle en las notas del orador.6. ¿Listo para probarlo tú mismo?
Apunta a Claude hacia tu trimestre. El prompt de la sección 1 es el que tienes que copiar.
En una pyme de aquí, así se usa
Es el caso del cierre de trimestre o de ejercicio, de la reunión con los socios, con el banco o con un inversor, y de cualquier presentación que haya que sostener con números de tres sitios distintos. En una pyme, quien la prepara suele ser la misma persona que lleva el día a día, y la tarde que se pierde juntando datos es una tarde que no se dedica a pensar qué contar.
Lo que más cuidamos al montarlo con un equipo: que se sepa de qué sistema es cada cifra (el anexo con la conciliación es la pieza más útil), que la dirección decida el argumento antes de que Claude lo escriba y que cualquier dato que vaya a un banco o a un tercero lo revise quien lleva la contabilidad. Si hay datos de empleados o de clientes, decidid antes qué canales y carpetas se le dan.
Prepárame la reunión con [el banco / los socios] del [fecha]. Punto de partida: [seguimiento-ejercicio.docx] de mis archivos locales. Sigue a las personas que menciona por Slack, correo y Drive. Contrasta la facturación y el resultado con [el programa de contabilidad exportado en el Excel de la carpeta Cierre] y con [el cuadro de mando de ventas]; si no coinciden, dime cuál parece correcta y por qué, sin elegir en silencio. El mensaje central que quiero defender es: [hemos crecido, pero el margen ha bajado por X]. Hazme una presentación de diez diapositivas con notas del orador, un anexo en Excel con la conciliación y un resumen de dos páginas. Termina con las tres preguntas más incómodas que nos podrían hacer.Decides tú qué argumento se defiende, qué cifra vale cuando las fuentes no coinciden y qué se enseña a quién. Claude reúne, contrasta y construye el borrador; lo que se presenta lo firma una persona.