Prepara las llamadas de la semana: una agenda y el contexto de cada reunión, y las tres que más necesitan que te prepares

Tienes la semana que viene llena de reuniones y todavía no has preparado ninguna. Este caso hace el trabajo mecánico del domingo por la tarde: abrir el calendario, buscar la última conversación con cada persona, acordarte de lo que prometiste. Tú te quedas con lo que importa, que es decidir cómo entrar en cada reunión.

El caso, en movimiento

01 / 05Tu semanaOnce reuniones y nada preparado

Staff, planificación, seguimientos uno a uno, una revisión de diseño.

Semana del 27 de abril

• REUNReunión de equipo (lunes)
• HOJAHoja de ruta de plataforma (lunes)
• PLANPlanificación del segundo trimestre con Finanzas (martes)
• REVIRevisión de diseño de la nueva incorporación (martes)

4 archivos

02 / 05ClaudeReúne el contexto de cada reunión

Lee el calendario y, de cada reunión, los hilos, el correo y los archivos que hay detrás.

Claude lee tu calendario y tus conversaciones

• ✓La última vez que os visteis
• ✓Hilos de Slack relacionados
• ✓Documentos de la invitación
• ✓Lo que le debes

03 / 05TúSi te toca decidir, pregunta

Antes de decidir nada que sea tuyo, te lo consulta.

Claude pregunta

¿Cuánto escribo de las reuniones que se repiten?

Una línea cada una, salvo que haya algo pendienteUna agenda completa para cada reunión

04 / 05El resumenLas tres que más necesitan preparación

Primero las que piden preparación, con el motivo, y para cada reunión lo último que hablasteis y lo que debes.

semana del 27 de abril

Renovación del cliente del jueves	rojo	falta leer las revisiones del viernes
Planificación con Finanzas	amarillo	hay una petición abierta
Reunión de equipo	verde	una línea

05 / 05ProgramadasY cada domingo por la tarde

La misma preparación, lista antes de que empiece la semana.

◷ Tarea programada ActivaVista anticipada de la semana

Domingos a las 17:00

Configuración

Prueba un plugin

El plugin Productivity de Anthropic trae /start y otras skills de planificación personal, ya preparadas para recorrer un calendario y reunir el contexto de cada evento. Si en tu cuenta lo gestiona un administrador y todavía no está, sáltate este paso: nada de lo que sigue lo necesita.

Conecta tus herramientas

Claude rinde más cuando trabaja directamente con vuestros sistemas, y los permisos los pones tú (cómo se gestiona el acceso a las herramientas). Se configuran en Personalizar → Conectores.

Prepara la carpeta de trabajo

Crea una carpeta Semana del [fecha] y apunta Claude a ella. El resumen de la semana, la agenda de cada reunión y las notas de preparación que añadas durante la semana se guardan juntos. Si lo haces cada semana, crea un proyecto desde la carpeta principal para que tu formato de agenda y tus preferencias se queden asociados (cómo se organizan las tareas con proyectos).

El prompt

Copia esto en Claude, con la carpeta Planificación / Semana del 27 de abril añadida:

Revisa mi calendario de la semana que viene. Para cada reunión, reúne el contexto: la última vez que nos vimos, los hilos de Slack relacionados, los documentos adjuntos o mencionados y lo que les debo. Redacta una agenda de un párrafo para cada una y marca las tres que más necesito preparar. Escríbelo todo en un único documento de vista de la semana para el domingo por la noche.

Por qué funciona

• Fuente

  Lista las fuentes de las que sacar la información. «La última vez que nos vimos, hilos de Slack relacionados, documentos adjuntos, lo que les debo» le dice a Claude qué mirar en cada reunión, y el resumen sale fundamentado y no genérico.

• Prompt1

  Pregunta cuáles importan más. «Marca las tres que más necesito preparar» obliga a Claude a decidir una prioridad, en lugar de tratar todas las reuniones por igual.

• Prompt2

  Pide un único resultado combinado. «Un único documento de vista de la semana» te da algo que puedes leer de principio a fin el domingo, en lugar de una carpeta de archivos que revisar.

• Fuente

  Manda el resultado a una carpeta que vas a reutilizar. La carpeta de la semana acumula el resumen, las agendas y tus propias notas durante la semana, y el repaso del viernes puede leerse desde ahí.

Para que el borrador salga mejor

• Practicar

  Dale un ejemplo que te guste. Ponlo en la carpeta y Claude seguirá su estructura y su voz.

• Practicar

  Pídele que marque lo que no tiene claro. Añade «señala todo lo que no tengas claro» y sabrás dónde mirar primero al revisar.

Lo que te deja: la vista de la semana

Un ejemplo con datos inventados, para que veas el formato:

SEMANA DEL 27 DE ABRIL · 11 reuniones
Para preparar primero (3):
  1. Jueves · renovación del cliente Northwind. Necesita más tiempo: las revisiones de Priya del viernes siguen sin leer.
  2. Martes · planificación del segundo trimestre con Finanzas. Tienes una petición abierta de la semana pasada.
  3. Martes · revisión de diseño de la nueva incorporación. Hay dos comentarios sin responder.
Seis agendas completas, cinco con una línea.
Cada reunión: última conversación, hilos, documentos y lo que debes.

Haz que Claude trabaje para ti

Una skill de un plugin es un punto de partida: la ajustas a tu forma de trabajar y, tras unos minutos de conversación, a partir de ahí funciona con tus criterios.

Convierte lo que hemos hecho en esta tarea en una skill, o edita la skill /start con mis correcciones.

Hazlo repetible

Ejecútalo cada domingo a las 17:00

El resumen tiene que estar listo antes de que empiece la semana. Escribe /schedule o abre Programadas en la barra lateral, y la skill se ejecutará cada domingo por la tarde y escribirá en una carpeta nueva de la semana:

/schedule Ejecuta /start cada domingo a las 17:00, crea una carpeta «Semana del <próximo lunes>» dentro de Planificación y escribe ahí el documento de vista de la semana y la agenda de cada reunión.

Compártelo con tu equipo

Tu /start lleva ya tu lista de exclusiones, tus niveles de preparación y tu formato de agenda. Compártelo para que quienes dependen de ti o la persona que lleva tu agenda produzcan resúmenes con la misma estructura, y para que quien te cubra llegue el lunes con el mismo contexto que tendrías tú.

De cara al futuro

En una pyme de aquí, así se usa

En una pyme la dirección no tiene un asistente que prepare las reuniones: se preparan en el coche, en el tren o cinco minutos antes. Y las reuniones que más cuestan no son las internas, sino las de fuera: el banco, el cliente que renueva, el proveedor que sube precios.

Aquí hay un truco que no está en el original: pídele que, para las reuniones con clientes y proveedores, ponga primero lo que les debes y lo que te deben, antes que el contexto. Es lo primero que te echarán en cara y lo primero que conviene tener a mano.

Revisa mi calendario de la semana que viene. Para las reuniones con clientes, proveedores o el banco, empieza por lo que les debo y lo que me deben, y luego el contexto: la última conversación, el correo y los documentos relacionados. Una agenda de un párrafo para cada una, y marca las tres que más necesito preparar con el motivo. Las reuniones internas que se repiten, una línea cada una salvo que haya algo pendiente. Si no encuentras algo, dímelo en lugar de suponerlo.

Decides tú cómo entras en cada reunión y qué dices. Claude reúne el contexto y redacta las agendas; la reunión es tuya.