Guía de incorporación: la de la primera semana de cada persona nueva, con sus turnos, sus contactos y las normas de la casa

1. Describe la tarea

Quien lleva la incorporación de personal repite cada vez el mismo trabajo: copiar las normas de la casa, buscar el cuadrante, añadir el nombre del responsable y maquetarlo todo. En temporada alta, con varias personas entrando a la vez, es una tarde entera. Claude combina la información estándar con los datos de cada persona, y tú pones lo que sabes de lo que necesita alguien que llega el primer día.

Cuéntale a Claude quién entra (nombre, puesto, fecha de inicio, zona, responsable) y señala vuestra información estándar. Pídele una guía de la primera semana que junte en un solo sitio todo lo que necesita saber.

Crea una guía de la primera semana para Marta Ruiz, que empieza como camarera de sala en el restaurante del hotel este lunes 15 de junio. Su responsable es Javier Ortega, jefe de sala.

Incluye:
- Bienvenida y qué esperar en su primera semana
- Su horario y sus turnos de la primera semana
- Logística del centro de trabajo (por dónde se entra, vestuario, uniforme, comida del personal)
- Presentaciones del equipo
- Herramientas y accesos que recibirá (TPV, programa de reservas, app de turnos)
- Preguntas comunes de la primera semana

Para encontrar la información, busca en mi Google Calendar los turnos y las reuniones de incorporación, en el canal de Slack #sala y en todos los documentos que he subido.

Hazla densa en información pero bien organizada: que se vea que esta casa cuida los detalles, no un formato genérico de recursos humanos. Que pueda leerla en el móvil el domingo por la noche y encontrar todo lo que necesita.

Por qué funciona

Cada razón está unida a la frase del prompt que la provoca: pasa el ratón por una marca (o tócala) para ver su razón, y al revés.

• Prompt1

  Da los datos concretos de la persona. Nombre, puesto, fecha y responsable convierten una guía para «alguien nuevo» en la de Marta, con su primer lunes.

• Prompt2

  Dice dónde buscar. Nombrar el calendario, el canal del equipo y los documentos evita que Claude adivine: lee los turnos reales y las normas reales, no unas genéricas.

• Prompt3

  Pide densidad y orden. «Densa en información pero bien organizada» es lo que separa una guía que se lee de un PDF que se archiva sin abrir.

• Prompt4

  Piensa en quién la lee y dónde. «En el móvil, el domingo por la noche» obliga a un documento corto de recorrer, con lo del lunes arriba del todo.

• Fuente

  Los documentos de la casa son la fuente. Si las normas, el plano y el cuadrante están subidos, la guía repite lo que ya está decidido en lugar de inventar uniformes, horarios o contactos.

2. Dale contexto a Claude

Dale vuestra información estándar y los datos de la persona que entra, para que la guía salga informativa, cercana y a su medida.

Contexto necesario

Activa la integración de Google Calendar para que Claude pueda convertir los eventos de incorporación (la visita a la cocina, el primer servicio acompañado, la formación del programa de reservas) en un horario para la persona nueva. Aquí se explica cómo funciona la integración de Google.

Sube las normas de la casa, el documento con la logística del centro de trabajo (entradas, vestuario, plano) y cualquier información propia del puesto, como las fichas de sala, de pisos o de recepción.

3. Lo que crea Claude

Claude combina las normas de la casa con los datos de la persona en una sola guía de bienvenida, y deja a quien entra con lo que necesita para sentirse preparada en vez de abrumada. Un ejemplo con datos inventados, para que veas el formato:

Lo que te deja: la guía de la primera semana

Un ejemplo con datos inventados, para que veas el formato:

GUÍA DE LA PRIMERA SEMANA · Marta Ruiz · Camarera de sala (ejemplo inventado)
Empiezas el lunes 15 de junio. Tu responsable: Javier Ortega, jefe de sala.

Bienvenida
  Esta semana es para conocer la casa y a las personas. Nadie espera que lo sepas todo el lunes.

Tu semana
  Lunes     10:00 entrada del personal · 10:15 recorrido con Javier · servicio de cena acompañada
  Martes    formación del programa de reservas · servicio de comida
  Miércoles descanso
  Jueves    servicio de comida y cena, con Carmen como referente
  Viernes   servicio de cena · comida del personal a las [pendiente de confirmar]

Tu equipo
  Javier Ortega, jefe de sala · Carmen Soto, camarera de sala · Luis Pardo, cocina

Antes de llegar
  Uniforme: lo que se te entrega y lo que traes tú · Documentos: lo confirma administración

Si tienes dudas
  Turnos y ausencias: Javier · Contrato y nómina: administración

4. Indicaciones de seguimiento

Sigue la conversación con Claude para afinar, ampliar o ir más a fondo.

Crea en lote para varias personas nuevas

Genera versiones personalizadas a partir de una sola plantilla. Claude adapta el contenido al puesto, la zona y el contexto de cada persona sin perder la coherencia. Es lo que hace falta cuando la temporada abre y entran varias a la vez.

Tengo cuatro personas que empiezan el lunes: Lucía (recepción), Pablo (cocina), Irene (sala) y Hamid (pisos). Encuentra sus datos y sus turnos en mi Google Drive y mi Calendar. Después crea una guía de la primera semana para cada una: la misma logística de la casa, pero adaptada a su puesto, su zona y lo que importa en su posición. Si falta un dato de alguna, dilo en lugar de inventarlo.

Añade funciones adicionales

Incrusta imágenes, diagramas o enlaces en tus documentos. Claude se ocupa tanto de la subida como del formato.

Con los archivos que acabo de subir, añade la foto del equipo de sala a la sección «Tu equipo» y el plano de la planta baja con el vestuario marcado. Incluye también enlaces útiles: la dirección del centro en el mapa, los correos de administración y de mi responsable, y la web de la empresa.

Conviértelo a otros formatos

Toma un documento y crea versiones optimizadas para cada uso: leer, presentar, mandar por correo, imprimir. Claude adapta la estructura y el formato a cada propósito.

Convierte este documento de Word en un PDF para imprimir y dejar en la taquilla, una lista con viñetas de lo urgente y las tareas pendientes para mandar por correo, y una presentación de PowerPoint para el pase del primer día.

Una versión en otro idioma

No viene en el original, pero en temporada es habitual que alguien llegue sin dominar el castellano. Pide la misma guía en su idioma y que una persona que lo hable la revise antes de entregarla.

Traduce la guía de Marta al [idioma] con un tono cercano, sin traducir los nombres de las zonas ni de los puestos tal como los usamos en la casa. Marca las frases en las que dudes del sentido para que las revise [una persona del equipo que hable el idioma].

5. Trucos, consejos y solución de problemas

Itera en el diseño con comentarios concretos

Si la primera versión no te convence, dale una dirección concreta: «hazlo más denso, la primera página tiene demasiado espacio vacío», «esto parece demasiado genérico, que se parezca a una guía hecha para nuestra casa y no a un formulario de recursos humanos» o «las tablas no se ven bien, simplifica la estructura». Claude puede ajustar al momento la tipografía, la maqueta, el espaciado o reestructurar todo el documento. Iterar el diseño es rápido.

Personaliza el diseño

Cuéntale cómo quieres que se vea el documento: limpio y minimalista, cálido y artesanal, o sobrio y de hotel de ciudad. Para un resultado más ajustado, sube vuestra guía de marca o capturas de la web, y Claude seguirá vuestros colores, vuestra tipografía y vuestro estilo general.

Crea una plantilla reutilizable

Cuando tengas la primera guía, guarda su estructura como plantilla en un proyecto de Claude llamado «Guía para el personal nuevo». El proyecto debe incluir las instrucciones de qué herramientas usar para recoger la información de la casa y un tono cálido pero práctico. Con cada persona que entra, solo pones sus datos y Claude personaliza la plantilla.

Convierte la guía de Marta en una plantilla para el proyecto «Guía para el personal nuevo»: deja fijas las normas de la casa y la logística, y marca con [corchetes] lo que cambia en cada persona (nombre, puesto, zona, fecha, responsable, turnos). Añade en las instrucciones del proyecto que el tono es cálido pero práctico y que, si falta un dato, hay que preguntar y no inventarlo.

6. ¿Listo para probarlo tú?

Crea una guía de la primera semana que ayude a tu próxima incorporación a entrar con seguridad y sin agobios.

Crea una guía de la primera semana para [nombre de la persona], que empieza como [puesto] en [zona o departamento] este [día y fecha]. Su responsable es [nombre del responsable].

Incluye:
- Bienvenida y qué esperar en su primera semana
- Su horario y sus turnos de la primera semana
- Logística del centro de trabajo (por dónde se entra, vestuario, uniforme, comida del personal)
- Presentaciones del equipo
- Herramientas y accesos que recibirá
- Preguntas comunes de la primera semana

Para encontrar la información, busca en mi Google Calendar los turnos y las reuniones de incorporación, en el canal de Slack [#canal del equipo] y en todos los documentos que he subido. Hazla densa en información pero bien organizada, con tipografía y diseño cuidados, y que se lea bien en el móvil. Si falta un dato, dilo en lugar de inventarlo.

De cara al futuro

En un hotel, un restaurante o una agencia de viajes de aquí, así se usa

En hostelería y turismo la incorporación se repite justo cuando menos tiempo hay: la apertura de temporada, un puente largo o una boda grande traen a varias personas nuevas la misma semana, y quien las recibe está en pleno servicio. Lo que pasa entonces es conocido: cada una recibe la información a trozos, por mensajes sueltos, y la primera semana se va en preguntar por dónde se entra, qué uniforme toca o a quién se avisa si no se llega. Una guía por persona, con sus turnos y sus contactos, quita esas preguntas y deja que el responsable de sala, de recepción o de la oficina se dedique a enseñar el trabajo.

Lo que más mejora el resultado es lo que le das como fuente: el cuadrante de turnos, las normas de la casa y la lista de quien entra con su puesto. Si el cuadrante es una hoja de Excel, sirve tal cual. En una agencia de viajes puede ser la guía del primer mes de quien entra como agente: los programas de reserva que usará, qué proveedores llama y quién le revisa los primeros presupuestos.

Tengo [seis] personas que entran el [1 de julio] como personal de temporada en [nombre del negocio], un [hotel / restaurante / agencia de viajes] de [ciudad]. Con el cuadrante de turnos, las normas de la casa y la lista de personal que te subo, crea una guía de la primera semana por persona: bienvenida, turnos día a día, por dónde se entra y dónde está el vestuario, equipo y responsable, herramientas y accesos, y las cinco dudas más comunes de su puesto. Lo que dependa del contrato, de la jornada, del alta o de la formación obligatoria no lo afirmes: déjalo marcado como «lo confirma [administración]». Si falta un dato de alguien, dilo en lugar de inventarlo.

Claude no empieza maquetando: primero comprueba que tiene lo que necesita, y así empieza la conversación:

Decides tú qué se le cuenta a cada persona y qué se le promete. Claude prepara la guía con lo que le das; quien lleva la incorporación comprueba los turnos, los contactos y los accesos antes de enviarla, y lo que afecta al contrato o a la jornada lo valida administración. Todos los nombres, fechas y cifras de los ejemplos de esta página son inventados.