Formularios PDF rellenables: de un papel estático a un formulario que se completa en pantalla

La tarea

Claude puede diseñar y crear formularios interactivos con enlaces que se pueden pulsar, menús desplegables, casillas de verificación y diseños de varias páginas, y se ocupa de los detalles técnicos para que tú te centres en qué información necesitas recoger.

Dile qué tipo de formulario necesitas: qué información quieres recoger, quién lo va a rellenar y qué campos o secciones concretos debe llevar. En el original, la persona que organiza una conferencia de tres días pide un formulario de inscripción con datos de la persona asistente, tipo de entrada, preferencias de comida, intereses y permisos de comunicación.

Estoy organizando [una jornada de puertas abiertas de tres días en junio] y necesito un formulario de inscripción profesional que se pueda rellenar en pantalla.

Crea un formulario PDF interactivo con estas secciones:
- Datos de la persona: nombre completo y correo (obligatorios), empresa u organización y cargo (opcionales).
- Detalles de la inscripción: un desplegable para el tipo de entrada [Completa, Un día, Virtual, Estudiante]; casillas para preferencias de comida [Vegetariano, Vegano, Sin gluten, Otro]; un campo de texto para otras necesidades.
- Intereses: casillas para las áreas temáticas de la jornada [tema 1, tema 2, tema 3].
- Comunicaciones: una casilla para recibir novedades y otra, aparte, para compartir los datos con patrocinadores.

Usa una paleta profesional y una cabecera con la marca. Incluye el nombre del evento, el lugar, las fechas y un correo de contacto: [correo].

Dale contexto a Claude

Con archivos de referencia o ejemplos, Claude se adapta a tu estilo y el PDF queda coherente con el resto de tus materiales. Sube la guía de marca y, si lo tienes, un folleto o un formulario anterior. Usa el botón + de la barra del chat o arrastra los archivos al cuadro de texto.

Opcional. Activa el razonamiento extendido para dar a Claude más tiempo de pensar y obtener archivos de más calidad.

Lo que te deja: el PDF interactivo

Claude crea un PDF interactivo con todos los campos y la información que has pedido, listo para repartir. Quien lo reciba puede abrirlo en cualquier lector de PDF, rellenar su información y devolverlo. Un ejemplo con datos inventados:

Para seguir la conversación

Personaliza el diseño

Pide los cambios de diseño o de formato que quieras para que el formulario encaje con tu identidad.

Te subo el logotipo y los colores de nuestra marca. Actualiza el PDF para incluir ambos, manteniendo el diseño actual pero ajustándolo a nuestra guía de estilo.

Recoge y ordena las respuestas

Sube los formularios ya rellenados y pide una hoja de cálculo con una vista rápida de las respuestas y los totales.

Extrae los datos de los formularios rellenados que te subo y crea una hoja de Excel con una fila por persona y una columna por cada campo del formulario. Añade una pestaña de resumen con la distribución de las respuestas y los totales.

Adáptalo a otras personas o idiomas

Tradúcelo, ajústalo a distintos grupos de personas o modifícalo para otro evento.

Crea una versión en [inglés] de este formulario, traduciendo todas las etiquetas y las opciones de los desplegables y manteniendo la misma estructura y el mismo diseño.

Trucos, consejos y solución de problemas

Convierte los formularios estáticos que ya tienes. Sube formularios anteriores y haz que Claude los convierta por lotes añadiendo elementos interactivos. Para formularios sencillos basta uno de los modelos Haiku, los más rápidos; para diseños más complejos o elementos de diseño especiales, usa un Sonnet.

Descarga y prueba antes de repartir. La vista previa en el chat enseña el diseño visual, pero la interactividad solo se prueba en el PDF descargado. Pulsa en los campos, prueba los desplegables y comprueba el orden de tabulación para asegurarte de que todo funciona antes de compartirlo.

Pruébalo con lo tuyo

Sirve para inscripciones, altas de clientes, encuestas de satisfacción o solicitudes. Cambia los huecos del prompt por los campos que necesitas. Funciona en Claude, en la web y en el escritorio.

En una clínica o en una asesoría de aquí, así se usa

En una clínica, el formulario de primera visita se rellena a mano en la sala de espera, se escanea mal o se pierde. En una asesoría, el alta de un cliente nuevo o la hoja de encargo viaja por correo en un PDF sin campos, que la gente imprime, rellena y vuelve a escanear. Un formulario rellenable evita todo eso: se manda antes de la cita, se completa en pantalla y llega legible.

Dos cuidados importan más que el diseño. Primero, qué se pide: solo lo necesario para esa gestión, y cada casilla de consentimiento por separado, sin marcar por defecto. Segundo, qué pasa con lo que vuelve: los datos de salud o los datos fiscales de una persona tienen su regulación (en la Unión Europea, el RGPD, y sus equivalentes locales en Latinoamérica), y qué hacéis con los formularios ya rellenados lo decide el centro con su responsable de protección de datos. Diseñar el formulario en blanco con Claude no implica subir a Claude ningún formulario rellenado.

Soy [responsable de administración] en [una clínica de fisioterapia] de [ciudad]. Convierte el formulario adjunto en un PDF interactivo en español para que el paciente lo rellene antes de la primera visita. Pide solo los datos necesarios para [gestionar la cita y el contacto], y deja fuera cualquier dato clínico que no vaya a usar el profesional en la primera visita. Pon el consentimiento de contacto en una casilla propia, sin marcar, y un texto breve de información sobre el tratamiento de datos con el espacio para [el texto que nos dé nuestro responsable de protección de datos]. Usa nuestra guía de marca. No inventes textos legales: deja un hueco marcado donde deba ir el nuestro.

Decides tú qué datos se piden, qué consentimientos se ofrecen y qué se hace con lo que vuelve. Claude diseña el formulario; una persona de la organización lo prueba, lo revisa y lo reparte. Los datos del ejemplo de esta página son inventados.