En casi todas las empresas hay un Excel que solo entendía una persona. Se fue, cambió de puesto o lo montó un asesor hace tres años, y ahora toca ampliarlo sin saber qué fórmula depende de cuál. Tocar a ciegas es arriesgado: un número que se arrastra mal en una pestaña cambia el resultado de las otras tres. Este caso hace lo que haría un buen compañero: primero entender, luego ampliar.
1. Describe la tarea
Las hojas heredadas guardan complejidad que no se ve: fórmulas que apuntan a otras fórmulas, hipótesis enterradas en pestañas distintas, cálculos que se propagan de formas que nadie documentó. Antes de ampliar un modelo hay que saber cómo funciona.
Claude lee las fórmulas de la hoja y la documentación que haya, y te explica lo que encuentra. Puede anotar la propia hoja con comentarios de celda que explican las fórmulas complejas, dejan escritas las hipótesis y señalan lo que antes no estaba claro. Así te llevas dos cosas: una explicación y un archivo anotado al que volver. Cuando ya se entiende la estructura, Claude amplía el modelo siguiendo los patrones de la hoja original y comenta cada fórmula nueva que añade.
Cambia lo que va entre corchetes por tu caso:
Me ha tocado heredar este modelo de previsión de ventas y margen de [la distribuidora] desde que [Marcos] cambió de puesto. Dirección necesita la previsión de [los tres próximos trimestres] para el jueves. Hay una pestaña «Leyenda» con unas nociones básicas y algunos comentarios de celda en las fórmulas. ¿Puedes leerlos y después ayudarme a entender el resto? En concreto:
- Cómo se conectan entre sí las [cuatro] pestañas.
- Qué hacen en realidad las fórmulas del ajuste de estacionalidad y del cálculo del margen por cliente.
- Todo lo importante que no esté documentado.
Añade algunos elementos visuales para que vea las tendencias de un vistazo: minigráficos en los márgenes o una columna que muestre el crecimiento respecto a la base. Añade también comentarios que expliquen cualquier fórmula compleja. Después amplía el modelo [tres trimestres más], siguiendo los patrones de [Marcos]. No cambies ninguna fórmula existente sin avisarme.2. Dale contexto a Claude
Sube la hoja de cálculo para que Claude pueda leer las fórmulas y seguir las referencias entre celdas directamente.
Contexto necesario
Comprueba que la creación de archivos está activada, para que Claude pueda devolverte una versión ampliada con fórmulas que funcionen. En Free, Pro y Max viene activada por defecto; en Team y Enterprise también, pero el propietario de la organización puede desactivarla (cómo funciona).
Pulsa el botón (+) del chat para buscar el archivo, o arrástralo al cuadro de conversación junto con los datos adicionales que quieras analizar.
Adjuntos del chat
- modelo-de-prevision-de-ventas.xlsxel Excel heredado, con su pestaña de leyenda
Se suben con el botón + de la barra del chat o arrastrándolos al cuadro de texto.
Contexto opcional
Activa el razonamiento extendido para que Claude desarrolle con más cuidado la lógica en tareas de varios pasos. En la ayuda de Anthropic aparece junto al modelo y al nivel de esfuerzo (dónde se cambia).
3. Lo que crea Claude
Claude te explica la estructura de las pestañas y la lógica que no se ve, añade minigráficos para destacar tendencias y comentarios para explicar las fórmulas, y después amplía el modelo. La hoja nueva respeta las convenciones de la original, para que el archivo siga siendo coherente.
Claude
He leído la pestaña «Leyenda» y los comentarios de celda de Marcos. Este es el panorama completo.
El código de colores (según la leyenda):
- Azul: datos que se escriben a mano y se pueden editar.
- Negro: fórmulas que calculan dentro de la misma hoja.
- Verde: fórmulas que traen datos de otras pestañas (si cambias el origen, se actualizan).
- Amarillo: hipótesis clave que conviene revisar cada trimestre.
Qué explican los comentarios de celda:
- Ajuste de estacionalidad (Clientes, F4): el comentario dice que la división normaliza la estacionalidad del trimestre anterior antes de aplicar la del actual. La fórmula toma el trimestre previo, le aplica el crecimiento y lo multiplica por (temporada actual ÷ temporada anterior). Así se evita contar dos veces el efecto al pasar del factor de 1,15 del último trimestre al 0,88 del primero.
- Margen por cliente (Resultados, B26): el comentario avisa de que usa el total de gastos comerciales, no solo los de captación directa. Si incluyen publicidad de marca, el margen sale peor que con un cálculo estricto.
Lo que Marcos no documentó:
- Ingreso medio por cliente: la fórmula promedia clientes iniciales y finales, porque los que entran a mitad de trimestre facturan solo una parte. No está explicado en ninguna parte.
- Retraso en la plantilla: la plantilla real de 2026 se calcula a partir de la necesaria del trimestre anterior, es decir, modela lo que tarda en contratarse. El comentario menciona el retraso, pero no por qué importa en la previsión.
- Impuestos: una función
MAX(resultado; 0)evita impuestos negativos cuando hay pérdidas. Es fácil pasarla por alto.
Lo que he respetado: todas las fórmulas originales, la pestaña «Leyenda», los comentarios que ya había y el código de colores.
Lo que he añadido:
- Los tres trimestres nuevos en las columnas J a L de todas las pestañas.
- Una columna «Tendencia» con minigráficos: de línea para el número de clientes (se ven los picos del último trimestre y las caídas del primero) y de columna para las ventas (la estacionalidad).
- Una columna «frente a la base» con el crecimiento sobre el primer trimestre.
- Comentarios en cada fórmula compleja que he ampliado, y en los patrones sin documentar.
Pasa el ratón por las celdas con la esquina roja para ver los comentarios. Y para probar que todo está conectado: cambia la hipótesis de bajas de los clientes grandes en «Hipótesis» y mira cómo se propaga por las cuatro pestañas.
Respuesta de ejemplo, con datos inventados: la tuya saldrá con tus archivos y tu criterio.
Ejemplo ilustrativo con datos inventados.
4. Prompts de seguimiento
Sigue la conversación con Claude para afinar, ampliar o explorar.
Crea un registro de cambios de lo que has modificado
Cuando amplías o modificas un modelo, dejar escrito qué cambió hace más claros los traspasos futuros y te protege si alguien pregunta.
¿Puedes hacerme un resumen de cada cambio que has hecho en este archivo? Enumera qué has añadido, qué fórmulas has ampliado y qué hipótesis debería marcar como nuevas.Actualiza con datos reales y analiza la desviación
Cuando cierra el trimestre toca sustituir la previsión por lo real y entender dónde falló.
El último trimestre cerró con [1,95 M€] de ventas frente a la previsión de [2,05 M€]. Actualiza el modelo con los datos reales y desglosa la desviación: ¿cuánto viene del número de clientes, cuánto del pedido medio y cuánto de las bajas? Tengo que explicársela a la dirección.5. Trucos, consejos y solución de problemas
Elige un modelo con más razonamiento para los modelos complejos
Para una hoja sencilla basta el modelo rápido. Pero los modelos heredados con dependencias entre pestañas, donde cambiar una hipótesis se propaga por cuatro hojas, salen mejor con un modelo de razonamiento más profundo (Opus). Tarda más por respuesta, pero a cambio hay menos errores de fórmula y se conservan el formato y las anotaciones. Dónde se elige: la ayuda de Anthropic.
Pídele que anote el archivo
Los comentarios de celda viajan con la hoja, a diferencia de un documento aparte que se separa y se pierde. Pide que explique las fórmulas complejas directamente en el archivo, para que la explicación esté donde la necesitas.
Pídele funciones que ayuden a ver los patrones
Los minigráficos o los gráficos junto a las métricas clave muestran de un vistazo en qué trimestre hay picos, dónde caen los márgenes o cómo se comparan los segmentos. Cuando presentes el modelo, quien lo vea entenderá la historia sin recorrer filas.
Si trabajas dentro de Excel
Claude también funciona dentro del propio Excel, con control de cambios y citas a nivel de celda. Según la página de Anthropic, Claude para Excel está disponible en todos los planes de pago (Claude en Microsoft 365). El mismo prompt vale ahí:
Explícame cómo se conectan las pestañas de este libro y qué hace la fórmula de la celda [B26] de «Resultados». Después añade una columna de crecimiento frente a la base y comenta cada fórmula nueva. No cambies las existentes.6. ¿Listo para probarlo tú mismo?
Trabaja a partir de modelos antiguos con una lógica que se pueda entender. Sube la hoja heredada y pídele a Claude que te enseñe cómo funciona, para ampliarla con seguridad. El prompt de la sección 1 es el que tienes que copiar.
En una pyme de aquí, así se usa
Es el caso del traspaso. Cuando alguien de administración se jubila, cambia de puesto o deja la empresa, se lleva consigo el Excel de previsión de tesorería, el de comisiones o el de costes. Lo que hacemos al empezar con una empresa es sacar de ahí lo que solo estaba en la cabeza de una persona y dejarlo escrito dentro de la propia hoja. Quedan comentarios en las celdas, una pestaña de leyenda y un registro de cambios.
Tres precauciones antes de enseñar nada a la dirección. Primero, recalcula a mano dos o tres celdas de lo que Claude ha ampliado y compáralas con lo que dice el archivo. Segundo, si la hoja trae datos personales (nóminas, datos de clientes), valora qué subes y con qué cuenta. En los planes Team y Enterprise, por defecto no se entrena con los datos de la empresa (lo explica Anthropic). Tercero, las hipótesis en amarillo son de la empresa: Claude las explica, no las decide.
Te paso [el Excel de previsión de tesorería] que montó [la persona que se ha ido]. Léelo entero y dime: 1) qué pestañas hay y cómo se alimentan entre sí; 2) qué hipótesis están escritas a mano y cuáles de ellas parecen desactualizadas; 3) qué fórmulas dependen de datos que solo existen en su cabeza (rangos fijos, cifras sin explicar, filas ocultas). Después anota la hoja con comentarios y escríbeme una lista de las cinco preguntas que debería hacerle a quien la montó antes de fiarme de ella.Decides tú qué hipótesis se mantienen, qué fórmula se corrige y cuándo el modelo está listo para enseñarse. Claude lee, explica y propone; la responsabilidad sobre las cifras es de quien firma.