Documentación para una auditoría: de cien archivos sueltos a una carpeta ordenada por control, con las brechas a la vista

El caso, en vídeo

Describe la tarea

Claude procesa una carpeta entera de documentos de auditoría de una vez: políticas, procedimientos, contratos, evidencias, escaneos. Lee cada archivo para entender qué es, así que no hace falta renombrar ni ordenar nada antes. Lo que sí necesita es el marco y el alcance de la auditoría. Con eso, clasifica todo, propone el nombre de cada archivo y señala las brechas de la documentación mientras tú haces otra cosa.

Copia esto en Claude, con la carpeta de la auditoría añadida:

Tengo [más de 100] documentos en esta carpeta para [la próxima auditoría de nuestra empresa o de un cliente: RGPD y LOPDGDD, ISO/IEC 27001, ISO 9001, ISO 45001...]. Están dispersos, con nombres como «politica_v2_final.docx» y «scan0042.pdf». Necesito ordenarlos antes de que llegue [el auditor]:

1. Propón para cada archivo un nombre claro que muestre el tipo de documento, la fecha de vigencia y qué área de control cubre.
2. Agrúpalos por área de control (control de accesos, gestión de cambios, gestión de incidentes, proveedores, etc.).
3. Señala las áreas donde parezca que falta documentación.

El alcance de la auditoría cubre [seguridad, disponibilidad y confidencialidad]. El periodo auditado va de [mes y año] a [mes y año].

No renombres ni muevas nada hasta que yo apruebe el plan.

• Prompt1

  Pide las tres tareas por separado. Nombre, grupo y brechas son tres entregas distintas. Numeradas, puedes revisar cada una y corregir solo la que haga falta.

• Prompt2

  Le da el marco y el alcance. Sin saber qué se audita y qué periodo cubre, Claude no puede decidir si un documento sirve de evidencia o es de otra época: con ellos, clasifica con vuestro criterio y no con uno genérico.

• Prompt3

  Pone el freno antes de tocar nada. Renombrar cien archivos es una acción que no se deshace con un clic. Con «hasta que yo apruebe el plan», primero ves la propuesta y después decides.

• Practicar

  Trabaja sobre una copia. Duplica la carpeta y añade la copia: si algo no te convence, el original sigue intacto.

Dale contexto a Claude

En Claude Desktop, Claude trabaja directamente con los archivos de tu ordenador. Apúntalo a la carpeta de la auditoría y leerá todo lo que haya: PDF, documentos de Word, hojas de cálculo y escaneos. Si dudas entre hacerlo en el chat o con una carpeta, Claude Academy tiene un tutorial corto para elegir entre Cowork y chat.

Qué esperar

Después de tu primer prompt, Claude puede hacerte preguntas sobre el alcance y los requisitos de la auditoría, y a continuación crear un plan que puedes revisar en la barra lateral. Así trabaja con más autonomía y su resultado se parece más al definitivo. Contesta con calma a esas preguntas: son la parte que más mejora el resultado.

Para empezar

Y si los documentos no están en tu ordenador

Claude rinde más cuando trabaja con vuestros sistemas, y los permisos los pones tú. Si la documentación vive en la nube, estos conectores del directorio oficial de Anthropic la dejan a su alcance:

Lo que te deja: el inventario, las brechas y el plan de nombres

Claude recorre la carpeta entera, deja un mapa de renombrado organizado por área de control, calcula la cobertura y señala las brechas. Un ejemplo con datos inventados, para que veas el formato:

El plan de nombres, por dentro, se parece a esto (de nuevo, datos inventados):

NOMBRE ACTUAL                          NOMBRE PROPUESTO
politica_v2_final.docx            →    Politica_2025-03_Control-de-accesos.docx
scan0042.pdf                      →    Evidencia_2025-06_Alta-de-usuario_Control-de-accesos.pdf
procedimiento-copias-NUEVO.docx   →    Procedimiento_2025-02_Copias-de-seguridad.docx
contrato-proveedor-nube-firmado   →    Contrato_2025-01_Proveedor-de-nube_Proveedores.pdf

Prompts de seguimiento

Sigue la conversación con Claude para afinar, ampliar o profundizar. Estos tres salen del caso original, adaptados.

Crea la matriz de control como una hoja de cálculo

Claude escribe archivos directamente en tu carpeta. En lugar de copiar el resultado del chat, pídele que cree la matriz como un archivo de Excel que puedas compartir con el auditor.

Crea una hoja de cálculo en esta carpeta que relacione cada control de [la norma o el marco de la auditoría] con los documentos que lo respaldan. Incluye columnas para el identificador del control, su descripción, los documentos de evidencia y el estado de cobertura (cubierto, parcial o sin evidencia).

Extrae evidencia de tu sistema de tickets

Con Claude en Chrome, Claude puede leer las herramientas que funcionan en el navegador. Si la evidencia de gestión de cambios o de incidentes está en Jira, en ServiceNow o en otra herramienta web, puede sacarla de ahí directamente.

Tengo abierto [Jira] con nuestros tickets de gestión de cambios. Extrae las solicitudes de cambio de los últimos [6] meses y crea un documento resumen que muestre que seguimos nuestro procedimiento de gestión de cambios.

Dos de esas herramientas tienen además conector en el directorio oficial, por si prefieres no depender del navegador:

Genera resúmenes de las políticas para el recorrido

Un documento de apoyo para las conversaciones con el auditor: Claude lee cada política y redacta una hoja que consultar cuando haya preguntas.

Lee la carpeta de políticas y crea un documento de referencia de una página. Para cada política: qué cubre, la fecha de la última actualización y los [2 o 3] requisitos clave que [la persona responsable] debería saber explicar.

Trucos, consejos y solución de problemas

Para políticas, contratos y evidencias sensibles, trabaja en local

Esos documentos se quedan en tus carpetas y el trabajo de Claude sobre ellos se ejecuta en tu ordenador. Lo que Claude lee lo procesan los servidores de Anthropic para generar la respuesta, como en cualquier conversación con Claude. En los planes Team y Enterprise, por defecto, no se entrena con los datos de la empresa (fuente).

Apunta Claude al desorden, no solo a los archivos pulidos

Si tienes una carpeta de «por ordenar» con escaneos y descargas sueltas, es justo el sitio por el que empezar. Claude entiende un archivo mal nombrado por su contenido.

Usa tu marco de control como guía

Si tienes una matriz de controles, una lista de verificación de la auditoría o el mapeo de la norma, ponlos en la carpeta. Claude los usa para clasificar con más precisión.

¿Listo para probarlo tú mismo?

Dale a Claude acceso a la carpeta y obtén la documentación ordenada, las brechas a la vista y una idea clara de cómo llegas a la auditoría. Si prefieres una primera prueba que no toque ningún archivo, empieza solo por el inventario:

Revisa esta carpeta y dime solo tres cosas, sin renombrar ni mover nada: cuántos documentos hay de cada tipo, qué áreas de [la norma o el marco] están bien cubiertas y qué áreas parecen no tener evidencia. Si algún documento no sabes clasificarlo, lístalo aparte.

En un despacho de aquí, así se usa

En una asesoría o un despacho de España o de Latinoamérica, la carpeta desordenada llega con el cliente: una auditoría de protección de datos, la revisión del plan de prevención de riesgos o la documentación de una certificación ISO. Los documentos están en el correo, en una nube compartida y en escaneos de hace años, y poner orden se come las primeras semanas del encargo. Claude no sustituye al criterio de quien audita, pero deja hecha la parte de inventario y de cotejo, para que el tiempo del equipo vaya a lo que exige juicio profesional.

Lo mismo vale para una empresa industrial que prepara su certificación de calidad o de seguridad y salud, o para una clínica que ordena su documentación de protección de datos de salud, una categoría especial de datos personales en el RGPD. Preparar la documentación no es superar la auditoría: que un control cumpla lo decide el auditor, y las obligaciones del cliente siguen siendo del cliente.

Tengo en esta carpeta [más de 80] documentos de [nombre del cliente] para una auditoría de protección de datos (RGPD y LOPDGDD) de [sector del cliente]. Están sin ordenar: contratos, escaneos, políticas y correos exportados. Haz esto sin renombrar ni mover nada todavía:

1. Clasifícalos por obligación: registro de actividades de tratamiento, bases legales y consentimientos, contratos con encargados del tratamiento, medidas de seguridad, procedimiento de brechas, ejercicio de derechos, formación del personal.
2. Propón un nombre para cada archivo con este formato: [Tipo_AAAA-MM_Tema].
3. Lista las obligaciones para las que no hay documento o es de hace más de [2] años.
4. Marca aparte los documentos que contengan datos personales de [empleados, clientes o pacientes], para que decidamos qué se enseña al auditor.

Si dudas de cómo clasificar algo, pregúntamelo antes de decidirlo. Al final, deja el resultado en [una hoja de cálculo en la carpeta de la auditoría].

Decides tú qué documentos son evidencia válida, si una brecha lo es de verdad y qué se entrega al cliente o al auditor. Claude prepara el inventario y el plan; la conclusión sobre el cumplimiento la firma una persona del despacho. Todos los nombres y cifras de los ejemplos de esta página son inventados.