Acta y tareas de una llamada: Claude lee la transcripción en el canal y archiva lo acordado

El caso, en pocas palabras

Después de una reunión con un cliente o de una llamada de proyecto, alguien tiene que ponerse a redactar qué se decidió, qué queda por hacer y quién lo hace, y luego copiar esas tareas al gestor. Es un trabajo que nadie quiere y que, si se hace tarde, se hace peor: se olvida un responsable, se pierde una fecha.

Con Claude Tag lo montas una sola vez. Conectas el gestor de tareas al canal donde el grabador de reuniones publica las transcripciones y le dejas a Claude una instrucción permanente para ese canal. A partir de ahí, cada transcripción que llega se lee sola: Claude contesta en el hilo con las decisiones y las acciones, archiva las tareas y publica las notas como una página.

Lo que cambia es el orden del trabajo. Nadie redacta el acta desde cero: se corrige un borrador que ya está en el hilo, y cualquiera que estuviera en la reunión puede hacerlo con una simple respuesta (cómo se corrige a Claude en el hilo, en inglés).

Configuración

Antes de empezar, esto es lo que tiene que estar en su sitio. Son tres cosas y las dos primeras son imprescindibles.

Pregunta en el lugar correcto

Elige el canal donde el grabador de reuniones ya publica las transcripciones, o crea uno para el proyecto. Escribe la instrucción en el canal, no en un hilo: así se guarda para todo el canal y no solo para esa conversación.

Un consejo de la documentación de Anthropic que importa aquí: Claude solo trabaja en los canales a los que se le ha añadido, y deja de leer un canal cuando pasan más de 10 días sin que nadie le mencione ni él publique. Una mención dentro de la publicación de un grabador lo vuelve a despertar tras ese silencio, pero si deja de leer por exceso de mensajes hace falta que lo mencione una persona. Por eso conviene un canal solo para el proyecto, sin ruido (cuándo responde Claude Tag, en inglés).

Dale a Claude las herramientas correctas

Hacen falta dos cosas. La primera es que la transcripción llegue al canal y que Claude pueda abrirla; la segunda, que pueda escribir en el gestor para archivar y reasignar tareas.

El grabador tiene que incluir @Claude en la plantilla de su mensaje, para que cada transcripción llegue a Claude sin que nadie tenga que etiquetarlo. Según la documentación, Claude lee como contexto lo que publica otra aplicación y solo responde si el mensaje lo menciona (mensajes de otras aplicaciones, en inglés).

Asegúrate de que Claude tenga la configuración correcta

Responder automáticamente tiene que estar activado en ese canal. Está activado por defecto, es un ajuste de cada canal (no hay uno para toda la empresa) y quien administra Claude puede bloquearlo, así que si no te deja cambiarlo, pídeselo a esa persona (cómo activarlo o desactivarlo, en inglés).

Qué pedirle a Claude, y qué hace

Envía esto una vez, en el canal del proyecto. A partir de entonces, cada vez que el grabador publique una transcripción, Claude la lee y responde en el hilo de esa publicación. Pídele que archive tareas solo si su conexión con el gestor en ese canal puede crearlas, y nombra el tablero si hay más de uno. Es un mensaje de Slack, no un prompt para el chat de Claude: se pega en el canal.

@Claude acuérdate para este canal: cuando llegue una transcripción, publica en su hilo las decisiones, las acciones con responsable y fecha, y las preguntas abiertas; archiva una tarea por cada acción en el tablero [nombre del tablero]; y publica las notas como una página. No envíes nada a nadie fuera de este canal.

Según la documentación, «acuérdate para este canal» (en inglés, remember for this channel) guarda la instrucción en la memoria del canal y vale para los hilos de todos. Para comprobar qué ha guardado, pregúntale qué recuerda de este canal (primeros pasos, en inglés).

Así queda el miércoles siguiente, cuando el grabador publica la transcripción y nadie etiqueta a Claude. Es la película del original, contada como el hilo del canal, con datos inventados:

Sobre lo que cuenta el original en esa película, y que hemos comprobado en la documentación: Claude contesta en el hilo de la publicación; trabaja con una lista de tareas visible mientras lo hace; los responsables y las fechas son los que se dijeron en la llamada, y lo que nadie asignó queda como pregunta abierta en lugar de adivinarse; las tareas las archiva Claude con el permiso de escritura que se le dio al canal, así que aparecen a su nombre; y no se envía nada al cliente.

Lo que te deja: la página de notas

Cuando se lo pides, Claude publica las notas como una página alojada en claude.ai, que puede abrir quien tenga acceso al canal, y la actualiza cuando se lo pides en el mismo hilo (hilos a documentos y tareas, en inglés). Un ejemplo con datos inventados, para que veas el formato:

CIERRE OLMEDO · notas y acciones
Reunión del miércoles · 40 min · Marta, Iván, Lucía, Raúl Olmedo (cliente)

DECIDIDO (3)
  Facturas desde el programa nuevo a partir del mes que viene
  Justificantes de gastos a la carpeta compartida, cada semana
  Próxima reunión en tres semanas

ACCIONES (3)
  ASE-118  Lista de facturas pendientes de conciliar al cliente · Marta · viernes
  ASE-119  Borrador de la declaración trimestral para revisión · Iván · martes
  ASE-120  Pedir al cliente los justificantes que faltan · Lucía · jueves

PREGUNTAS ABIERTAS (1)
  Quién revisa el escrito al cliente con el cambio de plazos

3 tareas archivadas · tablero del cierre trimestral
Revisado por: [nombre de quien estuvo en la reunión]

Dato útil de la documentación: si alguien abre la página y deja un comentario sobre la parte que quiere cambiar, puede enviárselo a Claude, y Claude edita la página y publica el cambio en el mismo enlace. Quien pueda abrir la página puede comentarla, y quien pueda escribir en el canal puede mandarle ese comentario a Claude.

Seguimientos

Cuando el hilo ya existe, no hace falta empezar de nuevo: cualquiera de los que están en él puede pedirle algo más a Claude con un mensaje. En el canal no hace falta mencionarle otra vez, porque lee todas las respuestas del hilo. Cuatro seguimientos, los que enseña el original. Los mensajes están en español; si en vuestro canal Claude responde mejor en otro idioma, pruébalo en un canal de pruebas antes de fijarlo.

Corregir un responsable en el hilo

Cualquiera del hilo puede corregir a Claude con una simple respuesta, y Claude actualiza la tarea y la página para que coincidan. En la película de Anthropic lo hace alguien que estuvo en la llamada, respondiendo debajo de las notas. Con nuestro ejemplo:

Pedir un documento de decisión en su lugar

Si la llamada resolvió una pregunta, en lugar de notas puedes pedir un documento de decisión. Claude redacta el documento que nombres desde el mismo hilo. La documentación de Anthropic recomienda nombrar el formato y la longitud: «un documento» deja a Claude adivinando, «una página con la decisión, las opciones descartadas y el porqué» le da algo que entregar.

@Claude convierte este hilo en un documento de decisión de una página: qué hemos decidido, qué opciones descartamos y por qué.

Archivar una tarea más desde el hilo

Cuando alguien plantea una tarea nueva y dice quién se encarga, pídele a Claude que la archive. Claude deja el enlace de la tarea en el hilo.

@Claude archiva esta conversación como una tarea, asígnala a la persona que hemos acordado más arriba y deja aquí el enlace.

Hacer que Claude responda solo cuando se le etiquete

Con Responder automáticamente desactivado, Claude responde en ese canal solo cuando alguien lo menciona, y las publicaciones del grabador no se atienden mientras tanto, aunque lleven la mención, hasta que alguien lo vuelva a activar. Escribe esto en el canal y afecta a todo el canal (silenciar todo el canal, en inglés):

@Claude responde en este canal solo cuando alguien te mencione directamente.

Si lo que molesta es una sola conversación, dilo dentro de ese hilo («responde solo cuando te mencione») y el resto del canal no cambia. Y si quieres que Claude no esté en el canal, /remove @Claude lo saca.

Recursos relacionados

• Aprende más en el curso Introducción a Claude Tag, de Claude Academy, en español.
• Mejores prácticas para usar Claude Tag: cómo funciona el etiquetado, a qué puede acceder Claude y cómo escribir tareas que salgan bien. En español.
• Tareas para probar con Claude Tag en tu espacio de trabajo: otras ideas con su mensaje. En español.
• Comienza con Claude Tag: añade a @Claude a un canal y mira qué puede leer. En inglés. (El tutorial de primeros pasos de Claude Academy solo existe en inglés.)
• Convierte hilos en documentos y tickets: la documentación de Claude Tag sobre documentos, tareas y páginas alojadas a partir de un hilo. En inglés.

En un despacho de aquí, así se usa

En una asesoría o un despacho, las reuniones con clientes son constantes, y de cada una sale lo mismo: lo que se acordó, qué documentación falta y quién se la pide a quién. Es justo el trabajo que se queda sin hacer un viernes por la tarde. Este caso lo deja listo en el hilo mientras el equipo sigue con otra cosa, y la persona que llevó la reunión solo corrige.

Pero estas reuniones traen datos personales y, en muchas, información protegida por el secreto profesional o por un deber de confidencialidad con el cliente. Antes de grabar una reunión, de subir una transcripción a un canal o de conectar un gestor, que lo revise quien corresponda en el despacho (el socio o la persona responsable de protección de datos): si hay que avisar al cliente de que se graba, qué canal puede recibir esas transcripciones, quién tiene acceso a ese canal y qué dice vuestro contrato con el cliente. Con Claude Tag hay un límite práctico que ayuda: según la documentación de Anthropic, no responde en los canales compartidos con otra empresa (Slack Connect) y por defecto está apagado en los canales con invitados, así que el canal queda dentro del despacho. En los planes Team y Enterprise, Anthropic dice que por defecto no se entrena con los datos de la empresa (dónde lo cuenta); lo que sigue siendo cosa vuestra es qué sube cada persona y quién ve el canal.

Si en vuestro despacho no usáis Slack, o queréis probarlo antes con una sola reunión, hacéis lo mismo a mano: exportáis la transcripción y se la dais a Claude en el chat, con este prompt.

Te paso la transcripción de una reunión con [nombre del cliente]. Redacta el acta para uso interno del despacho con tres partes: lo decidido, las acciones con responsable y fecha tal como se dijeron en la reunión, y las preguntas abiertas (lo que nadie asignó). No inventes ningún responsable ni ninguna fecha: si no se dijeron, ponlo como pregunta abierta. Deja fuera [los datos que no deben salir del expediente, por ejemplo cuentas bancarias o números de identificación]. Termina con una lista de tareas para copiar a [nuestro gestor de tareas].

Y esta es la versión permanente, para pegar en el canal de Slack del cliente, cuando ya sepáis que funciona:

@Claude acuérdate para este canal: cuando llegue una transcripción de una reunión con [nombre del cliente], publica en su hilo las decisiones, las acciones con responsable y fecha, y las preguntas abiertas. Archiva las tareas en [tablero del cliente]. No envíes nada fuera de este canal ni uses datos que no estén en la transcripción.

Decides tú qué entra en el canal y qué se archiva. Claude prepara el acta y las tareas, y la persona que llevó la reunión las lee contra la transcripción antes de que nadie las empiece o se mande nada al cliente.